Waar we in het begin dachten dat aan het vele thuiswerken een einddatum kleefde, lijkt die gedachte met de tweede golf in het achterhoofd van de baan. Des te langer we thuiswerken, des lastiger het is in te schatten wanneer we weer ‘echt’ naar kantoor mogen. Als gevolg daarvan zien we dat men het thuiswerken optimaliseert en dat gaat gepaard met het uitvogelen van ieders rechten en plichten tijdens het thuiswerken. In dit blog gaan we in op de vraag: wat moet een werkgever faciliteren en/of vergoeden tijdens het thuiswerken?
Het Financieele Dagblad deed onlangs onderzoek naar wat medewerkers wat betreft facilitering mogen verwachten van hun werkgever. En wat niet. In dit blog gaan we in op de belangrijkste conclusies uit dat artikel, dat je hier in zijn volledigheid terugleest.
‘Ergonomische beginselen’
Allereerst is het belangrijk dat werkgevers moeten zorgen voor een werkplek die is ingericht volgens ‘ergonomische beginselen’, iets dat volgens de wet is bepaald. De Arbowet stelt vervolgens dat dit ook geldt voor de werkplek thuis. Dit betekent dat een medewerker het recht heeft bijvoorbeeld het beeldscherm, toetsenbord en bureaustoel thuis te gebruiken.
Overleg of het handig is dat de medewerker dit ophaalt of dat de werkgever de spullen bijvoorbeeld langsbrengt. Overleg opent vele deuren, zo bevestigt ook arbeidsrechtadvocaat Suzanne Meijers. ‘De regels zijn niet zo helder. Je hebt weliswaar recht op een veilige werkplek, maar dat betekent niet dat je allerlei voorzieningen kunt afdwingen. Samen overleggen werkt het best.’, zegt ze in gesprek met het Financieele Dagblad.
Wat als je weer naar kantoor moet?
Onthoud altijd; werkgevers willen natuurlijk ook niet dat medewerkers rugklachten of RSI krijgen. Echter, werkgevers mogen niet te pas en te onpas dingen vergoeden. Belastingadviseur Heleen Elbert zegt daarover het volgende: ‘Een bureaustoel of beeldscherm vergoeden als je thuiswerkt is geen probleem’, zegt belastingadviseur Heleen Elbert. ‘Maar als je weer volledig naar kantoor gaat, geldt de vrijstelling officieel niet meer. Dan moet je de spullen inleveren op kantoor, een vergoeding betalen aan je werkgever of er belasting over betalen.’
Overleg hier ook weer wat het beste plan van aanpak is. Wie weet zijn er een aantal extra monitors of bureaustoelen, dat op zowel het werk als thuis eentje kan staan.
Koffie en energie
Meijers hoort zo nu en dan ook vragen over vergoedingen voor de koffie die men tegenwoordig thuis drinkt, in plaats van op kantoor. Een werkgever kan eventueel belastingvrij koffie aanschaffen, die thuis vervolgens gedronken kan worden. ‘Echter’, stelt Meijers, is een vergoeding voor koffie ‘een beetje gezeur’.
Koffie is over het algemeen niet iets waar veel medewerkers zich druk om maken. De energierekening, daarentegen, misschien wel. Zeker tijdens het thuiswerken in de wintermaanden. ‘Ik kan me goed voorstellen dat je dat bespreekt met de werkgever’, geeft Meijers aan. Het is voor medewerkers goed om het gesprek hierover aan te gaan. Zoals we al eerder stelden: overleg opent vele deuren.
Cijfers over de kosten van thuiswerken
- Het Nibud berekende dat thuiswerken € 2,- per dag kost. In dit bedrag zit elektriciteit, gas, water, wc-papier, koffie, thee en de afschrijving van je bureau en stoel. Op basis van een vijfdaagse werkweek betekent dit dus zo’n € 43,30 per maand. Medewerkers mogen deze kosten niet van de belasting aftrekken, waar werkgevers dit voor sommige kosten wel kunnen.
- Reist een medewerker door bijvoorbeeld ziekte of een sabbatical niet? Dan mag hij of zij normaal gesproken maximaal 6 weken belastingvrije reiskostenvergoeding blijven ontvangen. Vanwege het coronavirus mogen werkgevers reiskostenvergoedingen die op 12 maart 2020 bestonden, het hele jaar door blijven betalen – ook wanneer iemand continu thuiswerkt.
- Werkgevers mogen via de Werkkostenregeling (Wkr) onbelaste vergoedingen aan medewerkers geven. Dit biedt mogelijkheden door reiskosten, arbovoorzieningen om veilig te werken en noodzakelijke materialen als tablets en computers die men voor meer dan 90% zakelijk gebruikt.
- Werkgevers kunnen gebruikmaken van de ‘vrije ruimte’. Hierbij is de loonsom het uitgangspunt. Werkgevers mogen onder voorwaarden belastingvrij 1,7% uitgeven over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,2% over de rest. Vanwege het coronavirus is de 1,7% tijdelijk verhoogd naar 3%.
Ga het gesprek aan
Uiteindelijk is het belangrijkste advies in gesprek te gaan. Zowel de werkgever als de medewerker hebben belang bij een goede thuiswerksituatie, dus veel zal bespreekbaar zijn. Zo geldt voor werkgevers de zorgplicht en moet er aan de Arbowet worden voldaan. Belangrijke redenen om personeel zo goed mogelijk thuis te laten werken.
