Kijkje in de keuken van ICT

Payroll Works besloot in 2010 dat het tijd werd voor de komst van een online klantenportal. Nog steeds zijn vier ontwikkelaars hard bezig aan de bouw en doorontwikkeling van de portal. Maar wat doen zij eigenlijk gedurende de dag? We vroegen het Marc da Silva Curiel.

Wat zijn de ontwikkelingen tot nu toe en waar wordt op dit moment aan gewerkt?

Initieel werkte er 1 ontwikkelaar fulltime aan het bouwen van een eerste pilotversie. Deze versie had slechts enkele basale functies en werd door enkele klanten als proef gebruikt.

Medio 2011 is de ontwikkeling flink in een stroomversnelling gekomen door het uitbreiden van het team en het uitwerken van een goed functioneel ontwerp. De eerste versie van onze nieuwe portal ging ‘live’ in februari 2012. Vrijwel het gehele jaar is besteed aan het uitbreiden en compleet maken van de meest basale functionaliteiten.

We zijn momenteel op een punt waarbij onze portal behoorlijk uitgebreid is, maar we zijn nog niet klaar. Ervaring leert dat het introduceren van nieuwe mogelijkheden ook nieuwe wensen voortbrengt. Een finish is daarom nog niet in zicht. De portal wordt continu beter!

Betrekt Payroll Works klanten bij het ontwikkeltraject?

Absoluut! Het gebruik van onze klantenportal wordt vooral vanuit het perspectief van de gebruiker bekeken. Daarom zijn er regelmatig interviews of besprekingen waarbij de mening en de ideeën van onze klanten centraal staan. Alle wensen worden verzameld en naar prioriteit en haalbaarheid ingedeeld. Enkele wensen zijn al gerealiseerd en meerdere volgen!

Waarom koos Payroll Works ervoor om zelf een portal te ontwikkelen?

Het aanschaffen van een kant en klare oplossing was ook een mogelijkheid. Toch kozen wij om onze eigen portal te ontwikkelen. De voornaamste reden hiervoor is dat we op deze manier zo nauwkeurig mogelijk de belangen van onze klanten kunnen behartigen en zo het gebruiksgemak voor de klant vergroten. Hier krijgen wij dan ook regelmatig complimenten over van onze klanten. Als belangrijkste doel zien wij het stroomlijnen en inzichtelijk maken van processen, die samen het dagelijks werk van payrolling vormen. Hierdoor worden processen beheersbaar en komen onvolkomenheden sneller aan het licht.

Wat zijn de mogelijkheden van het klantenportal op dit moment?

Klanten kunnen de volgende zaken continue inzien via de portal:

• Stamgegevens
• Salarisstrookjes
• Online dossieritems (kopie ondertekende arbeidscontract etc)

Deze gegevens kunnen gesegmenteerd worden voor de verschillende managers, zodat zij de voor hen relevante informatie automatisch te zien krijgen.

In de portal kunnen onze klanten zelf:

• Nieuwe medewerkers inschrijven
• Arbeidsovereenkomst digitaal tekenen
• Samenwerkingsovereenkomsten en plaatsingsbevestigingen genereren
• Urenbriefjes vullen
• Verlof en bijzondere looncomponenten invoeren
• Klanten van uitzenders kunnen bovendien indien wenselijk zelf uren goedkeuren

Hiernaast brengt Payroll Works klanten en medewerkers op de hoogte van actuele ontwikkelingen, zoals het aantal zieke medewerkers, laatst betaalde of ontvangen facturen.

Waar werken jullie momenteel aan?

Waar we momenteel aan werken is eigenlijk nog geheim, maar laten we één actie prijsgeven…we verbeteren het design van de portal momenteel zodat deze, net als producten van Apple, veel meer intuïtief bediend kan worden.