Om een duidelijker beeld van onze activiteiten te schetsen, interviewden wij Sonny, Katja, Vicky, Joyce, Tansu en Valerie van onze Operations-afdeling. In dit interview lees je wat de afdeling Operations precies doet, waarom dit team zo goed presteert en met welke wedstrijd zij de andere afdelingen binnen ons bedrijf sowieso de baas zouden zijn!
Kunnen jullie mij vertellen wat de afdeling operations allemaal precies doet?
“Als Operations doen wij eigenlijk een heleboel. Zo verwerken wij alle loonmutaties en zorgen we dat alle betalingen op tijd zijn verwerkt. Daarnaast zijn wij vooral de vraagbaak van zowel de klanten als onze eigen medewerkers.
Vragen over het arbeidsrecht, vragen over onze digitale portal: wij voorzien iedereen van het antwoord dat men nodig heeft. We worden daarom ‘het hart van het bedrijf’ genoemd. Nadat de Salesafdeling een afspraak met een klant heeft gemaakt of een nieuw contract heeft afgesloten, pakken wij het contact verder op en zorgen wij ervoor dat onze klanten de antwoorden krijgen op de vragen die zij hebben..”
Uit wat voor mensen bestaat de Operations-afdeling eigenlijk? En hoe zijn de verhoudingen binnen jullie groep?
“Wij zijn vooral een ontzettend gezellige en behulpzame groep mensen. Dat moet natuurlijk ook wanneer je continu klaar staat voor de meest uiteenlopende vragen. We hebben vrijwel allemaal dezelfde visie op onze werkzaamheden en hoe deze het best uitgevoerd kunnen worden, maar gelukkig hebben wij wel verschillende persoonlijkheden en dat maakt het zo leuk!
De een is natuurlijk wat extraverter dan de ander, maar dat vult elkaar juist heel goed aan. Ook is de een assertiever, en daarmee ook sneller in reacties naar klanten, dan de ander, terwijl de ander meer tijd nodig heeft. Een feit is dat iedereen altijd evenveel ruimte krijgt om zijn of haar zegje te doen. Er is altijd iemand die het voortouw neemt, maar de beslissing wordt uiteindelijk door het hele team gemaakt. En niet door één persoon die toevallig het luidst schreeuwt.
Verder hebben klanten in het begin vaak één contactpersoon. Dat vinden klanten fijn. Maar na verloop van tijd leert het hele team de klant ‘kennen’, waardoor het na een poosje niet zoveel meer uitmaakt wie het contact op zich neemt. Wij zijn een team en werken volgens dezelfde kwaliteitsafspraken..”
Op welke manier dragen jullie bij aan het succes van WePayPeople?
“Wij staan voor klantvriendelijkheid. Niets is teveel en wij doen het graag. Wij zijn trots op WePayPeople en zuinig op haar reputatie. Als de communicatieve spil van het geheel, nemen wij daadwerkelijk de tijd voor al onze klanten.
Verder denken wij actief mee over de ontwikkeling van WePayPeople. Dat doen we vooral met het oog op onze digitale portal. Deze wordt continu geoptimaliseerd. Wij luisteren naar de vragen die vaak worden gesteld door klanten en gaan op zoek naar een oplossing. Dit doen we samen met IT. Met onze collega’s van IT zoeken wij dan naar oplossingen die onze klanten ontzorgen of op een andere manier in de klantbehoefte voorzien.
Veel is te automatiseren, maar wij stellen het directe contact met onze klanten zeer op prijs. Wij zijn altijd aanspreekbaar. Zo zorgen we dat er altijd binnen 24 uur een antwoord is op ingewikkelde vragen.”
Wat maakt de afdeling Operations tot zo’n goed presterend team?
“Ik denk dat het teamwork bij ons een heel belangrijk aspect is. We zijn allemaal heel erg verschillend, maar we functioneren als één. We vullen elkaar enorm aan, vooral op basis van expertise en dankzij de achtergronden uit diverse branches.
En dat doen we op een informele en gezellige wijze. Er is respect voor elkaar, we durven kritisch en eerlijk te zijn en we zorgen dat we altijd bij elkaar terecht kunnen. Hoe klein of onbenullig een vraag ook kan zijn. Informeel en open, maar wel op een professionele wijze.”
Als een van jullie een foutje maakt, hoe lossen jullie dat op?
“Nou, we pakken een grote stok en dan weet je het wel, haha… Nee, natuurlijk kan er wel eens iets misgaan. Zo zit de mens immers in elkaar. Maar wanneer er iets niet helemaal goed gaat, dan gaan we naar elkaar toe om te vragen waarom het op deze manier is gegaan en hoe het kan dat het mis ging.
Het is heel simpel: we gaan op zoek naar de bron en leveren vervolgens opbouwende feedback. We weten dat ieders kennisniveau op peil is, dus daar ligt het niet aan. En mochten we een keertje iets niet weten, dan zijn er voldoende collega’s die het leuk vinden om vraagstukken, hoe complex ze ook zijn, uit te zoeken en te beantwoorden.
Wanneer zich een technisch probleem voordoet, dan communiceren we dat altijd met onze IT-afdeling. Zij kunnen zich dan buigen over het probleem, om vervolgens een passende oplossing te bedenken.”
Stel: jullie gaan een wedstrijd doen tegen alle andere afdelingen van WePayPeople. Met wat voor wedstrijd zouden jullie sowieso winnen?
*denken ontzettend hard na*
“Nou, dat is een hele goede vraag die je daar stelt. Echt geen flauw idee. Laatst moesten wij kiezen voor een teamuitje. Nou, dat waren de meest uiteenlopende dingen die er toen werden geopperd.
Ik denk dat we toch voor een kennisquiz gaan. Omdat we allemaal individuen met uiteenlopende interessegebieden zijn, denken we dat we op het gebied van algemene kennis de andere afdelingen wel de baas kunnen zijn. Ja, het wordt een quiz.”
