Hoe ga je om met de ‘wat-alsen’ van personeelsmanagement op events?

Voor jouw evenement heb je veel verschillende event-medewerkers nodig. Niet alleen voor het scannen van de tickets, de muntverkoop en achter de bar, maar ook beveiligers, geluidstechnici, EHBO’ers en − niet te vergeten − de schoonmaakploegen voor de toiletten en het festivalterrein. Misschien heb je zelfs wel een camping bij je festival. Allemaal onderdelen waar je aparte teams voor nodig hebt.

Nu kun je voor ieder onderdeel zelf personeel aannemen, of samenwerkingen aangaan met gespecialiseerde bedrijven. Je gaat immers niet zelf op zoek naar 20 schoonmakers, 50 medewerkers voor de op- en afbouw en ruim 200 barmedewerkers! Nee, die 200 barmedewerkers regel je via een horeca-uitzendbureau en voor de techniek ga je naar een gespecialiseerde partij. En die fotograaf is waarschijnlijk een zzp’er met passie voor festival- en evenementenfotografie. Die heb je ongetwijfeld in je netwerk.

Wat als het even(t) niet zo lekker loopt

Ja, want wat als er minder mensen komen dan verwacht? Wat als het regent en je hebt onvoldoende schuilmogelijkheden? Of wat als de temperaturen dusdanig hoog zijn dat er veel meer gedronken wordt? Wat als het uitzendbureau met horecapersoneel het laat afweten of als je freelance licht- en geluidstechnicus door een ongeval het werk niet kan uitvoeren?

Of nog een veel ergere wat als: wat als jij, als evenementenorganisator, de vergunningen niet rond krijgt en dus minder, of misschien wel helemaal geen, evenementen of festivals mag organiseren en uitvoeren? Misschien heb je wel event-personeel op de loonlijst staan die hun uren moeten draaien. Ontslaan mag niet, dus hoe voorkom je in de toekomst dit soort risico’s? Een lastige situatie, maar er zijn een aantal oplossingen voor deze wat-alsen.

9 tips om je wat-alsen de baas te zijn

Als evenementenorganisator heb je te maken met heel veel onzekerheden. Natuurlijk is het weer op de dag van het evenement de grootste onzekerheid, maar verder heb je ook te maken met je budget, locatie en vergunningen. Kortom: factoren die de rest van de uitvoering beïnvloeden. Wij geven je 9 tips voor een goede personeelsvoorbereiding.

1. Bepaal je risico’s

Bedenk goed welke situaties impact hebben op je evenement en hoe je daar met verschillende scenario’s op kunt inspelen. Hierin komt ook een stuk personeelsplanning aan bod, want sommige scenario’s dien je ongetwijfeld op te lossen met de inzet van personeel. Denk hierbij niet alleen aan veiligheidsrisico’s, maar ook het weer en falende techniek.

2. Bepaal je personeelsbudget

Als het goed is, heb je een budget voor de organisatie van je evenement. Vanuit dit hoofdbudget bepaal je jouw personeelsbudget. Dit budget is voor iedere evenementenorganisator anders, maar iedereen doet er verstandig aan om in dit budget ook een post voor risico’s op te nemen. Hoeveel geld moet er vrijgemaakt worden als een van de risicoscenario’s uit je analyse werkelijkheid wordt? Denk hierbij aan het breken van een been tijdens de opbouw van het evenement of een horecamedewerker die overspoelt wordt door een lading frituurvet. Deze risico’s gaan ver, maar vinden vaker plaats dan je denkt. Je wilt liever niet voor dit soort financiële verrassingen komen te staan, toch? Maak dus een reservepotje voor ongevallen en neem dit mee in je budget.

3. Maak een inventarisatie van het benodigde personeel

Welke taken moeten er worden uitgevoerd? Welke vaardigheden en specialismen heb je nodig voor de uitvoering van het evenement? Koppel de taken en vaardigheden aan elkaar en bepaal vanuit daar de functies, en dus het event-personeel dat je nodig hebt.

4. Hang een planning aan je lijst

Op basis van je inventarisatie kun je een planning maken. Wanneer moeten welke werkzaamheden worden uitgevoerd? Voor jouw gemak faseer je de hele organisatie van het event. Zo is er personeel dat je voorafgaand aan het evenement nodig hebt, medewerkers voor tijdens het evenement en uiteraard heb je ook na afloop mensen nodig.

Een overlapping in fasen kan voorkomen en is eigenlijk heel normaal. Bepaal wel per fase hoe lang je mensen nodig denkt te hebben. Deel dit op in uren, dagen of dagdelen. Ga ook na wanneer je flexibele inzetbaarheid wenst. Hierdoor wordt de tijdsinvestering per fase en deelproject inzichtelijk.

5. Bezetting: Start met de mensen die je in loondienst hebt

Heb je mensen in loondienst? Dan plan je die als eerste in. Zo voorkom je dat je personeel in loondienst te weinig uren maakt. Jij bent immers verantwoordelijk voor het aanbieden van voldoende werk voor hun contractuele arbeidsuren.

6. Bezetting: Vul aan met flexibel personeel

Ga na of je voor andere werkzaamheden mensen een vorm van dienstverband of een contract wilt aanbieden. Kijk hierbij naar je personeelsbudget. Houd wel in de gaten dat bij het aanbieden van een arbeidscontract (waarbij jij juridisch werkgever bent), ook andere kosten bovenop het salaris worden gerekend. De kosten die je aan je personeel hebt, bestaan dus niet alleen uit de salariskosten; vakantietoeslag, premies en verschillende verzekeringen komen daar nog bij. Denk bijvoorbeeld aan de ongevallenverzekering en AOW.

7. Bezetting: Flexibel personeel inhuren

Ga je flexibel event-personeel inzetten? Bedenk dan ook waar je dit personeel vandaan gaat halen? Misschien denk je direct aan een gespecialiseerd uitzendbureau of juist aan zzp’ers. Dit zijn zeker goede opties voor grotere evenementen.

8. Flexibel personeel voor kleinere evenementen

Voor kleinere evenementen kun je zelf event-personeel werven en selecteren, om ze vervolgens een nulurencontract aan te bieden. Jij bent dan zowel juridisch als feitelijk werkgever. Dat betekent dat alle werkgeversrisico’s bij jou liggen. Zeker in de evenementenbranche kan dit bij geschillen en ongevallen voor flinke extra kosten zorgen.

Je kunt deze werkgeversrisico’s en je personeelsadministratie ook uitbesteden én werkgever blijven van jouw geworven en geselecteerde evenementen- of festival personeel.

9. Leer van voorgaande edities

Het is natuurlijk onnodig om dit te zeggen, maar analyseer na je evenement altijd de werkwijze en de personeelsplanning. Bekijk welke situaties zijn ontstaan, hoe daar op is ingespeeld en welke vaardigheden nodig waren om het op te lossen. Neem dit mee in de risico-analyse van je volgende evenement.

Wil je meer weten over het efficiënt inzetten van flexibel festival personeel? Bekijk dan de personeelsmogelijkheden voor de evenementenbranche, ook interessant om te lezen als je een klein evenement organiseert. In je buurthuis bijvoorbeeld.