Het klantportaal: one size fits all?
UitzendScope is een uitgave voor uitzendondernemers door WePayPeople. Een tweemaandelijkse newspaper met thema’s gericht op uitzendondernemers. Inschrijven voor UitzendScope kan hier.
Een klantportaal maakt het voor uitzendondernemers mogelijk om op een eenvoudige en betrouwbare manier zelf de regie te houden over de verloning van medewerkers. Zonder daarvoor te hoeven investeren in kostbare en ingrijpende IT faciliteiten. Marc da Silva Curiel, IT Director bij WePayPeople, vertelt hoe het gebruik van een klantportaal uitzenders kan helpen om meer tijd vrij te maken voor hun core business.
Allereerst: wat is de functie van een klantportaal?
“Een klantportaal is primair bedoeld om processen te vergemakkelijken en versnellen. Als je met een klantportaal werkt, doe je dat dus om er voordeel van te hebben. Dat klinkt logisch, maar toch blijkt regelmatig het tegenovergestelde; het portaal werkt niet mee. Dat zit ‘m dan vaak in het simpele feit dat de software achter het portaal niet kan of wil meegroeien met de eisen van de gebruiker.”
“De reden daarvoor is tweeledig. Eén: deze software wordt vaak gehuurd en dat betekent dat je geen of weinig invloed hebt op het onderhoud of de ontwikkeling ervan. En twee: de software is geïntegreerd. Dat wil in dit geval zeggen dat het softwarepakket zowel als platform dient voor het portaal zelf, als voor de verwerking en facturatie van de salarissen. Op het moment dat je een dergelijke applicatie wilt uitbreiden met backoffice dienstverlening, maandverloning of een ander periodieke verloning, blijkt dat vaak niet te lukken.”
“Om die reden hebben wij ooit besloten om zelf een klantportaal te ontwikkelen dat direct te koppelen is met AFAS. Daarbij hebben we ingezet op een zo hoog mogelijk niveau van selfservice voor uitzenders en medewerkers. Het in eigen hand houden van die software bood vanaf het begin voordelen voor ons en onze klanten: we konden langs twee kanten makkelijker schakelen op wensen en gebruiksgemak.”
Hoe werkt dat in de praktijk?
“Een portaal is een heel belangrijke tool. Laten we zeggen dat de eisen die daar door gebruikers aan worden gesteld voor 98% met elkaar overeenkomen. De verschillen zitten in die laatste 2%. Daaraan tegemoet komen en tegelijkertijd de applicaties wendbaar, snel en onderhoudbaar houden, is de kunst. Zo kan een portaal eraan bijdragen dat de IT kosten van uitzenders sterk verminderen of zelfs helemaal wegvallen. Maar dan moet je blijven investeren in het doorontwikkelen en verbeteren van systemen en het optimaliseren van de processen.”
“Want even terug naar het begin: het portaal is bedoeld om die processen te versnellen. Niet om er problemen mee te krijgen. De selfservices die een portaal moet bieden, hebben betrekking op onboarding. Oftewel, het in logische stappen geautomatiseerd en gecontroleerd inschrijven van een nieuwe medewerker. Om dat vlekkeloos te laten verlopen, moeten frontoffice systemen als Carerix, Sugar en RecruiterXL en backoffice systemen naadloos met elkaar verbonden zijn. Bij WePayPeople zijn deze koppelingen gerealiseerd.”
“Voor uitzenders is een aantal processen essentieel. Noem ze cruciaal als het gaat om werkdruk. Dat betreft de mutaties rondom de uitzendkracht en de klant, plaatsingen, het verwerken van uren en factureren. Alle faciliteiten op een portaal moeten gericht zijn op het besparen van tijd rondom deze werkzaamheden. Dus zaken als het snel en simpel kunnen vinden van het juiste cao-uurloon bij de inschaling van de medewerker, het ondertekenen en verstrekken van contracten, het uploaden van documenten als een ID en het kunnen verwerken van verschillende contractvormen moeten standaard aanwezig zijn.”
“Veel uitzendbureaus en grotere bedrijven hanteren eigen CRM systemen of systemen waarin roosters en planningen worden bijgehouden. Het streven moet zijn om het proces tussen uitzender en backoffice dienstverlener goed te automatiseren maar ook het proces bij de uitzender zelf zoveel mogelijk te automatiseren. En te ontdoen van handwerk zoals het onnodig overtypen van gegevens.
We werken er voor ons portaal nu aan om ook uren vanuit rooster- of planningssoftware te kunnen ophalen. Al dat soort ontwikkelingen en verbeteringen in een klantportaal dragen ertoe bij dat zo’n portaal doet wat het moet doen: het werk versnellen en tijd en geld besparen.”
